Офисные платформы сильно влияют на продуктивность сотрудников и бизнес-процессы. Если работники выполняют задачи в разных программах, они тратят время на переключение между приложениями. А когда сервис для созвонов не выдерживает большого количества пользователей, сложно проводить онлайн-планерки. Эти проблемы можно решить с помощью корпоративной платформы, например российского ПО от «Р7-Офис. Корпоративный сервер». Рассказываем, в каких ситуациях оно подойдет.

Если устали выполнять задачи в разных программах

Когда сотрудникам приходится постоянно «перескакивать» с одной программы на другую, это отнимает время и мешает продуктивной работе. Например, отчетность ведут через таблицы, документы заполняют в редакторе, а общаются с коллегами через личную почту или привычный мессенджер.

С «Р7-Офис. Корпоративный сервер» не придется переключаться между программами. На одной платформе собраны все основные инструменты.

Р7-Диск — для хранения текстовых файлов, видео, изображений. С ним легко совместно редактировать документы — все изменения сразу сохранятся. Видео воспроизводятся на Р7-Диске — без скачивания на компьютер. Для быстрого поиска и систематизации файлов можно добавить теги.

Руководитель может ограничить доступ к документам с конфиденциальной информацией. Например, чтобы сторонние подрядчики открывали и редактировали только те файлы, которые им нужны для выполнения задачи.

На Р7-Диске есть привычный раздел с избранными файлами. Чтобы добавить в него документ, нужно нажать звездочку

Р7-Команда — для общения сотрудников по рабочим вопросам. Разные отделы могут создавать личные и групповые чаты, упоминать пользователей в сообщениях и отправлять файлы. Помимо мессенджера, есть видеоконференции, чтобы проводить созвоны и сохранять запись разговора.

Редактор Р7-Офис — для создания и редактирования текстовых документов, таблиц и презентаций. В одном файле сразу несколько сотрудников могут работать онлайн и вносить комментарии. Например, юристу будет удобно оставлять правки к договору.

С помощью плагинов получится быстро добавить в Редактор Р7-Офис дополнительные функции. Например, редактор изображений и вывод текста со скана документа.

В табличном редакторе можно выполнять те же действия, что и в Excel. Например, использовать формулы для подсчета значений

Р7-Календарь — для планирования задач и мероприятий. Расписание отображается по дням, неделям, месяцам и годам. События делятся по категориям и проектам — так рабочие встречи не будут смешиваться с личными делами.

К календарю есть доступ на просмотр или редактирование — коллеги будут знать, в какое время у вас есть слот на созвон или встречу. А чтобы не забыть о задаче, достаточно подключить уведомления о дедлайнах на Р7-Почту.

Читайте в нашем блоге: Как спланировать рабочий день по часам вместе с Р7-Календарем.

Р7-Почта — для обмена электронными письмами. Доступна синхронизация и интеграция с другими почтовыми сервисами, чтобы перенести сообщения от партнеров или коллег на Р7-Почту. А затем можно настроить фильтрацию писем — тогда они будут сразу отображаться в нужной папке или с подходящим тегом.

У писем есть ярлыки для быстрой визуальной сортировки. Например, «печать» для сообщений с документами или «ответить» для важных писем от коллег

Если прошлый сервис ушел из России

Если вы годами пользовались зарубежными офисными сервисами, а сейчас они недоступны, кажется, что перейти на новую платформу будет не так просто — на перенос данных уйдет много времени. Чтобы сэкономить его, стоит подобрать новую программу с быстрой синхронизацией.

Даже если сейчас ваш сервис еще работает в РФ, лучше заранее подобрать альтернативную российскую платформу. Например, по последним новостям из-за санкций могут отключить офисные пакеты Microsoft.

«Р7-Офис. Корпоративный сервер» совместим с форматами Microsoft — Word, Excel, PowerPoint и Exchange Server. Электронные письма можно быстро перенести на «Р7-Офис. Корпоративный сервер» по EWS-протоколу. При этом продукт в 3–5 раз дешевле зарубежного, так как его стоимость не привязана к курсу доллара.

Переход на новую платформу будет незаметным, так как сервисы похожи на привычные зарубежные аналоги

Если у вас уже есть или планируется большая нагрузка

В крупных компаниях сервер иногда зависает из-за высокой нагрузки, — например, когда документы редактируют более сотни человек из разных отделов. Если сбои случаются часто, стоит рассмотреть платформу с высокой производительностью.

Платформой «Р7-Офис. Корпоративный сервер» при конфигурации сервера 2 ЦПУ и 16 ГБ ОЗУ могут пользоваться одновременно до 900 сотрудников. Даже если проводить сразу несколько конференций или редактировать десятки файлов, система не будет зависать.

Решение легко масштабировать, если в команде появится еще один отдел. Например, увеличить объем места на Р7-Диске или перейти на облачные серверы с большей мощностью.

В «Р7-Офис. Корпоративный сервер» можно добавить всех сотрудников компании, их должности и контакты для связи

Если часть сотрудников работает удаленно

Если сотрудники выбирают удаленку, платформа для взаимодействия с ними должна быть гибкой и универсальной, чтобы подойти под личную технику. Например, поддерживать разные операционные системы и не требовать много ресурсов — тогда документы и презентации точно откроются.

«Р7-Офис. Корпоративный сервер» работает с разными операционными системами:

• На компьютерах. Windows, macOS, Astra Linux.
• На смартфонах. Android, iOS, Аврора.

Сотрудник может установить «Р7-Офис. Корпоративный сервер» на свое устройство или использовать в облаке, если технике не хватает мощности для загрузки документов и проведения созвонов.

Даже на удаленке получится воссоздать полноценный «офис» благодаря корпоративному мессенджеру и совместной работе над документами. А скоро разработчик добавит на платформу тасктрекер. В Р7-Задачи можно будет в два клика назначить исполнителей сразу из Р7-Календаря или Р7-Почты, поставить срок выполнения и отследить эффективность работы.

Читайте в блоге: Как подписать документ с помощью ЭЦП в «Р7-Офис. Корпоративный сервер».

Задачи можно будет сортировать по поставщику, исполнителю, сроку и статусу

Цена «Р7-Офис. Корпоративный сервер» зависит от количества лицензий и модели внедрения. Серверное решение подойдет среднему бизнесу с маломощными компьютерами. Оно доступно в облаке — для работы потребуется только браузер и стабильный интернет. Стоимость начинается от 4 200 рублей в год на одного сотрудника.

Десктоп-решение подойдет для госкомпаний с повышенными требованиями к безопасности данных и собственными серверами. Его можно использовать офлайн — например, при низкой скорости интернета. Стоимость начинается от 5 000 рублей.

На все решения компания предоставляет бесплатную пробную версию на 30 дней — можно протестировать «Р7-Офис. Корпоративный сервер» в своей системе и выбрать подходящий вариант.

Листайте дальше, чтобы перейти на сайт«Р7-Офис. Корпоративный сервер» и оставить заявку на тестирование корпоративного сервера.